Effektives Selbstmanagement

Überblick

Zum Einstieg in dieses umfangreiche Thema erst einmal eine unserer Lieblingsgeschichten zur Bedeutung mentaler Stärke im Alltag: die Geschichte eines weisen Straßenkehrers.

Wenn Sie tatsächlich zunächst diese Geschichte gelesen haben, dann haben Sie sicher den eigentlichen Kern, die Botschaft schnell erkannt.

Gutes, erfolgreiches Selbstmanagement beginnt bei unserer Einstellung, bei unserem Denken und Handeln.

Zunächst ein kleines Beispiel aus unserer Erfahrung bei Mitfahrten mit Menschen, die eine Außendiensttätigkeit ausüben. Vielleicht haben Sie in Ihrem Alltag eine ähnliche Situation schon häufig erlebt:

Sie kommen zu einem Kunden oder Mitarbeiter, den Sie ganz neu betreuen sollen. Am Telefon hat er schon schnell und undeutlich gesprochen. Bei der Begrüßung erwähnt er/sie, dass der Termin heute natürlich überhaupt nicht passt, weil… . Schon von Aussen wirkte das Geschäft unordentlich – es ist Dienstag und die Werbung der Vorwoche ist noch nicht entfernt, was der Kollege überrascht zur Kenntnis nimmt. Sie wissen von Ihrem Vorgänger, dass Ihr Gesprächspartner immer wieder bestimmte Zusagen einfach vergisst. Am Telefon hatte er versichert, die letzte betriebswirtschaftliche Auswertung bereit zu legen. Er findet sie nach längerem Suchen in einem großen Stapel von Papieren. Er legt sofort los und beschwert sich bei Ihnen, dass absolut keine zentrale Lieferung in den letzten Wochen gestimmt hat und erklärt Ihnen, dass das überhaupt die Wurzel allen Übels sei. Natürlich stellen Sie bei der ersten gemeinsamen Begehung des Betriebes fest, dass der Rucksack von Luis Trenker im Vergleich wohlgeordnet aussieht.

Wir denken, das genügt im ersten Schritt als kleine Einstimmung und als Spiegel unserer und sicher auch Ihrer Erfahrung.

Gutes Selbstmanagement beginnt im Kopf und endet im ganz normalen Alltag. Wenn der Kopf Ordnung denkt, kann Ordnung im Alltag entstehen. Alles in unseren Leben wird zweimal erschaffen:

Zunächst in einer ersten mentalen Phase im Kopf – hier entstehen klare Konzepte oder eben mehr oder weniger kreatives Chaos. Dann folgt die zweite, die physische Phase, in der die Gedanken vom Kopf in die Hände gelangen müssen. Insofern möchten wir mit Ihnen nach diesem ersten Einstieg den Weg vom Denken zum Handeln etwas beleuchten.

Vom Denken zum Handeln

Unser Handeln wird durch unser Denken bestimmt. Unsere jeweilige Persönlichkeit kann als die Gesamtheit des Denkens über uns selbst und über unsere Umwelt aufgefasst werden. Unsere Denkweisen sind die inhaltlich gesammelten Kombinationen aus unseren Bedürfnissen, Wertvorstellungen, Glaubenshaltungen, Einstellungen usw. Diese sind abhängig von unseren persönlichen Fähigkeiten und Umwelteinflüssen.

Unser Denken hat folglich Auswirkungen auf:

• unsere Wahl von Zielen
• unsere Sicht der Realität
• unsere sozialen Beziehungen
• unsere Fähigkeit, Belastungen und Stress zu bewältigen
• unser Führungsverhalten und damit – auch über die einzelne Person hinaus –
• die Effektivität von Organisationen.

Wie kann man nun die Auswirkungen des eigenen Denkens bis hin zu den eigenen Arbeitsergebnissen beschreiben?

Schritt 1: Denkweisen führen zu bestimmten Einstellungen

Nehmen Sie an, Sie haben einen Kollegen, der glaubt, er wüsste erstens alles und zweitens alles besser.

Also ungefähr so wie in einem der bekanntesten und deshalb meist gesuchten Zitate der Asterix-Serie: Es stammt von General Strategus auf Seite 22 des Albums „Asterix und die Goten“. Dort verzweifelt nämlich der Kommandant eines römischen Lagers wegen des Tohuwabohus, das durch seine Legionäre ausgelöst wird und sagt: „Sie sind alle so dumm und ich bin ihr Chef!“

Schritt 2: Einstellungen führen zu typischen Verhaltensweisen

Was wird nun in bestimmten Situationen passieren? Richtig – ein Mitarbeiter macht einen Fehler und sein Chef hat mehr Arbeit. „Ja, ich kümmere mich gleich darum“. Wagen Sie nicht, die Frage zu stellen: „Warum eigentlich Sie?“ Die Folgen sind absehbar:

• Rückdelegation
• wenig Selbstverantwortung
• weniger Zeit für Führungsaufgaben

Schritt 3: typische Verhaltensweisen führen zu einzelnen Handlungen

Schritt 4: einzelne Handlungen in ihrer Summe ergeben eine entsprechende Leistung

Nehmen wir also weiter an, unser Kollege perfektioniert sein Handeln und nimmt in der Mehrzahl Aufgaben wahr, die eigentlich seine Mitarbeiter erfüllen müssten. Wie kann in diesem Fall die Leistung des Chefs bzw. die Arbeitsleistung der Mitarbeiter effektiv (Zielerreichungsgrad) oder gar effizient (Verhältnis Aufwand/Nutzen) sein?

Schritt 5: Leistung manifestiert sich in Resultaten

Zielsetzung

„Wer nicht weiß, wo er hin will, muss sich nicht wundern, wenn er ganz woanders rauskommt.“
„Wer nicht weiß, wohin er will, für den ist jeder Weg gleich richtig und gleich falsch.“

Welche Folgerungen sind aus diesen beiden Zitaten zu ziehen?

1. Wenn keine Zielklarheit besteht, gehen unsere Energien niemals in eine Richtung.
2. Ziele helfen uns, die Richtung für unser Handeln zu bestimmen.
3. Ziele erleichtern es uns, klare Entscheidungen zu treffen.
4. Zielklarheit gibt uns die Möglichkeit, uns immer wieder selbst zu motivieren.

Und hier noch ein Impuls zum Lesen: Zielsetzung

Umgang mit der Zeit

Ziele und Zeit gehören zusammen. In vielen Fällen konnten wir erleben, wie Menschen in der Aussendiensttätigkeit allzu ehrgeizige Tagespläne erstellt haben:  5 Marktbesuche mit teilweise langen Fahrtstrecken waren keine Seltenheit. Vage Ziele führten zu vagen Vorgehensweisen und entsprechendem Frust wieder nicht alles geschafft zu haben.

Im Wesentlichen möchten wir auf zwei Punkte aufmerksam machen, die nach unserer Erfahrung einen großen Schritt bedeuten könnten:

1. Erstellen Sie bezüglich Ihrer Tagesplanung (Kontakte/Ziele/Aufgaben) über einige Wochen einen entsprechenden Zeitplan (Soll) als Orientierung. Machen Sie hierzu täglich einen Soll-Ist Vergleich. Somit entwickeln Sie ein besseres Gefühl, wie lange die Dinge tatsächlich dauern.
2. Begrenzen Sie vor Beginn einer Tätigkeit (z.B. einem Besuch / einem Gespräch) gemäß Ihren Aufgaben das Zeitbudget gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner. Somit können Sie Stück für Stück ein Bewusstsein (… und etwas Zeitgeiz) bei sich und Anderen kultivieren.

Und hier finden Sie zwei Hördateien zum Umgang mit der Zeit:

Teil 1

Teil 2

Umgang mit Stress

„Sorgen bringen mehr Menschen um als schwere Arbeit. Der Grund liegt einfach darin, dass viele Menschen sich viel mehr damit beschäftigen, sich Sorgen zu machen, als zu arbeiten.“ (Robert Frost)

Sich Sorgen zu machen, oder unter Stress zu stehen, hat Auswirkungen auf die persönliche Produktivität. Darüber hinaus hat es auch Konsequenzen auf den gesundheitlichen Zustand und auf die Art und Weise der zwischenmenschlichen Beziehungen. Stress gehört zum Leben. Er kann jeden Tag auftreten. Stress ist die Reaktion des Körpers auf Anforderungen, die an ihn gestellt werden.

Info zum Umgang mit Stress

Hier finden Sie einige Gedanken zum Thema Stress:

Selbstkontrolle praktizieren

Am Ende eines Arbeitstages ist ein Tagesrückblick hilfreich. Aus den Ereignissen, die hinter Ihnen liegen, können Sie Erkenntnisse ableiten und Ihr Selbstmanagement weiter verbessern. Hierzu bieten sich z.B. folgende Fragen an:

• Was ist erledigt? Warum?
• Was war störend? Warum?
• Was ist nicht gelungen? Warum?
• Wie kann ich es in Zukunft besser machen?
• Was habe ich gut gemacht? Warum?
• Welche besonderen Erfahrungen habe ich gemacht?
• Welche Konsequenzen ziehe ich daraus?
• Welche Aufgaben erledige ich morgen?

In vielen Gesprächen hat sich auch der Rückblick mit Hilfe der „Handformel“ bewährt: Hierbei entspricht jeder einzelne Finger einer bestimmten Betrachtungsweise zur Reflexion des Tages.

Hier erfahren Sie mehr.

Und hier noch ein Impuls zum Hören mit einem Beispiel aus der Praxis: