Konsequente Arbeitsorganisation

Als Einstieg empfehlen wir einen kurzen Videobeitrag:

Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen. Zeit ist außerdem auch das meist benutzte Hauptwort der deutschen Sprache. Zeit ist im Bewusstsein vieler Menschen mehr wert als Geld. Insofern waren, wie Sie im Kapitel Besuchsorganisation nachlesen können, Effizienz und Effektivität immer wieder zentrale Themen bei der Begleitung von Führungskräften bzw. Außendienstmitarbeitern. Hier auf dieser Seite finden Sie einige Grundlagen, die aus unserer Sicht zu einer konsequenten Arbeitsorganisation gehören.

Prinzip der Schriftlichkeit

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Menschen, die systematische, schriftliche Aufzeichnungen machen, in Ihrer Tätigkeit souveräner und gelassener agieren. Dies betrifft z.B. die Vorbereitung der Arbeit oder von Gesprächen, aber auch das Auftreten gegenüber Kunden und Mitarbeitern im Allgemeinen. Wer schriftlich arbeitet, hat naturgegeben den Kopf frei für spontane und kreative Tätigkeiten und kann sich mit wirklich wichtigen Aufgaben befassen. Solche Aufgaben sind z.B.:

• Projekte, die aus vielen Einzel-Aktivitäten bestehen
• Zusagen, die eingehalten werden wollen
• Termine, die gemacht worden sind
• Mitarbeiter, die versprachen, Aufgaben zu erledigen
• Kunden, bei denen „nachgefasst“ werden soll

Alle diese Aktivitäten müssen geplant, organisiert und kontrolliert werden. Ein Weltklasse-Schachspieler hat alle Züge (inklusive der Konsequenz!) abrufbereit gespeichert. Die Führungskraft fühlt sich dagegen oft überfordert, alles im Kopf zu behalten. Abhilfe schafft hier ein geniales, einfaches Hilfsmittel: das Zeitplanbuch oder ein entsprechendes elektronisches Zeitplansystem. Es bietet alles in einem:

• Terminkalender und Tagebuch
• Notizbuch und Projektübersicht
• Planungsinstrument und Nachschlagewerk
• Gedächtnisstütze und Kontrollwerkzeug
• Zettelkasten und Ideenspeicher
• Telefon- und Adressregister
• „Knoten im Taschentuch“ und vieles mehr …

Das Paretoprinzip

Das Paretoprinzip bzw. die 80:20-Regel besagt, dass mit 20 % Zeitaufwand in vielen Fällen 80% der notwendigen Arbeitsergebnisse erzielt werden können. Aus Gesprächen mit Führungskräften und nachweisbaren Zahlen ergeben sich weitere interessante Zusammenhänge, die Ihre Arbeitsorganisation beeinflussen sollten. Hier zwei Beispiele:

• 20% meiner Betreuungsmärkte verursachen 80% der Inventurdifferenz in meinem Gebiet
• 20% der Artikel innerhalb einer Warengruppe bedeuten 80% des Gesamtumsatzes innerhalb dieser Warengruppe

Aus diesem Grundgedanken können Sie für sich einige Fragestellungen ableiten:

• Wie gestalte ich meinen Besuchsrhythmus in meinem Betreuungsgebiet?
• Wieviel Zeit plane ich für die einzelnen Besuche ein?
• Welche weiteren Möglichkeiten kann ich einsetzen, um Kontakt zu halten, Menschen zu informieren oder meine Kontrollaufgaben wahrzunehmen?

Eine bewährte Methode, um beispielsweise die Besuchshäufigkeit auf die Bedeutung des einzelnen Betriebes oder Kunden abzustimmen, ist das A-B-C-Prinzip (vgl. ABC-Analyse). A-Kunden sind z.B. die Kunden mit dem größten Umsatzpotential. A-Märkte sind vielleicht die Märkte mit den höchsten Inventurdifferenzen. Nach der von Ihnen eingeteilten Klassifizierung richtet sich dann entsprechend Ihr Besuchsrhythmus und die Besuchsdauer. Damit treffen Sie Ihre Entscheidung zu Prioritäten im Alltag.

Prioritäten setzen

Zum Verinnerlichen des Prinzips, Wesentliches tatsächlich zu erkennen und konsequent einzuplanen, also „Prioritäten zu setzen“, empfehlen wir zunächst die Geschichte mit dem Wasserglas:

einfach-klartext.de „interaktiv“ anklicken.

Der Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit lässt sich auf übersichtliche Weise in einer Zeitmanagement–Matrix darstellen, die unsere Tätigkeit in vier Quadranten unterteilt.

Quadrant I zeigt Dinge, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Hier sprechen wir mit einem neuen Mitarbeiter oder kümmern uns um die Basisleistungen unseres Unternehmens, reagieren auf einen Notfall oder beseitigen eine akute Störung. In Quadrant I müssen wir uns aufhalten; es ist der Quadrant der Notwendigkeit. Dort steuern wir, produzieren und wenden unsere Erfahrung und unser Urteil auf viele Bedürfnisse und Herausforderungen an. Wenn wir ihn ignorieren, werden wir unter einem Berg von Pflichten begraben. Aber wir müssen auch erkennen, dass viele wichtige Angelegenheiten erst durch Zaudern oder durch mangelnde Planung und Vorbeugung dringend werden.

Quadrant II enthält Tätigkeiten, die wichtig aber nicht dringend sind. Dies ist der Quadrant der Qualität. Hier machen wir unsere langfristigen Planungen, beugen abzusehenden Problemen vor, fördern die Selbstverantwortung anderer, erweitern unseren Horizont und steigern unsere Fähigkeiten durch Lesen und kontinuierliche berufliche Entwicklung.

Quadrant III ist fast eine Attrappe von Quadrant I, enthält aber Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind. Dies ist der Quadrant der Täuschung. Der Trubel des Dringlichen erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit. Aber die entsprechenden Tätigkeiten sind höchstens für jemanden anderen wichtig. Viele Anrufe, Besprechungen und Zufallsbesucher fallen in diese Kategorie.

Quadrant IV ist jenen Tätigkeiten vorbehalten, die weder dringend noch wichtig sind. Dies ist der Quadrant der Verschwendung. Natürlich haben wir dort eigentlich nichts verloren. Aber oft sind wir von unseren Kämpfen in Quadrant I und III so mitgenommen, dass wir uns in Quadrant IV flüchten, um wieder Luft zu bekommen.

Hier kann der Inhalt erstellt werden, der innerhalb des Moduls benutzt wird.

Hier geht´s zu einem kleinen Impuls Und hier noch ein Impuls zum Hören mit einem Beispiel aus der Praxis: